Modèles de documents et courriers : ce que Proplio génère pour vous
Proplio génère vos documents à partir de modèles, remplis avec les données du bien, du bail et du locataire. Depuis le plan Essentiel, l’écran Modèles vous permet de personnaliser ces modèles. Les courriers de gestion, eux, sont produits directement là où vous agissez : paiement, dépôt de garantie, recouvrement.
Les modèles personnalisables
- Baux : vide, meublé, mobilité et étudiant
- Notice d’information jointe au bail
- Quittance de loyer
- États des lieux d’entrée et de sortie
Pour chaque type, Proplio fournit un modèle par défaut, en lecture seule. Il est tenu à jour quand la réglementation change.
Personnaliser un modèle
- Dans l’écran Modèles, cliquez sur Personnaliser sous le modèle par défaut et donnez un nom à votre copie.
- Cliquez sur Éditer : l’éditeur affiche le texte et, à côté, la liste des variables disponibles pour ce type de document.
- Enregistrez, puis cliquez sur Défaut pour que cette copie serve aux prochains documents de ce type. Un seul modèle par type peut être le modèle par défaut.
Les variables s’écrivent entre doubles accolades, par exemple {{tenant.firstName}}, {{property.address}}, {{lease.rentAmount}} ou {{today}}. Elles sont remplacées au moment de la génération.
Quand Proplio met à jour son modèle
Votre copie reste telle que vous l’avez écrite. Si le modèle dont elle est issue a été remplacé, l’écran des modèles l’indique (« Dérivé d’une version obsolète ») avec le résumé du changement : à vous de reporter la modification, ou de repartir d’une nouvelle copie.
Les courriers que Proplio produit pour vous
- Quittance de loyer : en PDF depuis un paiement encaissé, et envoyable par e-mail au locataire.
- Avis d’échéance : envoyé au locataire avant la date de paiement, ou à la demande depuis le paiement.
- Décompte de restitution du dépôt de garantie : détail des retenues, montant restitué et délai légal.
- Mise en demeure : dans le module de recouvrement (plan Pro), avec le montant dû et les intérêts de retard, à envoyer en LRAR.
Bonnes pratiques
- Ne retirez pas les mentions obligatoires d’un modèle de bail ou de notice : elles sont exigées par la loi du 6 juillet 1989 et le contrat type.
- Conservez les courriers envoyés dans les documents du bail : en cas de litige, leur date compte.
- Privilégiez la LRAR pour une mise en demeure : l’accusé de réception prouve la date de remise.
Questions fréquentes
- Quels modèles puis-je personnaliser ?
- Huit types de document : les baux vide, meublé, mobilité et étudiant, la notice d’information, la quittance de loyer et les états des lieux d’entrée et de sortie. Proplio fournit un modèle par défaut pour chacun ; vous en faites une copie à votre nom pour la modifier.
- Proplio fournit-il des lettres de relance ou de résiliation ?
- Pas sous forme de modèles à remplir. Proplio produit en revanche, là où l’action se fait, les documents de gestion courants : quittance, avis d’échéance, décompte de restitution du dépôt de garantie et, dans le module de recouvrement (plan Pro), la mise en demeure.
- Que se passe-t-il quand Proplio met à jour un modèle par défaut ?
- Votre copie n’est pas modifiée à votre place. L’écran des modèles la signale « Dérivé d’une version obsolète » et indique ce qui a changé, pour que vous repreniez la mise à jour vous-même.
- Puis-je envoyer un courrier en LRAR depuis Proplio ?
- Non : Proplio produit le PDF, l’envoi recommandé passe par La Poste, au guichet ou en ligne. La mise en demeure générée par le module de recouvrement est prévue pour cet envoi.