Régularisation annuelle des charges : calcul et relevé locataire
La régularisation annuelle des charges est une obligation légale (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Elle consiste à comparer les provisions encaissées auprès du locataire et les charges réellement payées, puis à régulariser l’écart. Proplio Essentiel automatise ce calcul et produit le relevé conforme.
Le principe
Pendant l’année, le locataire verse des provisions sur charges (généralement mensuelles, rattachées aux échéances de loyer). En fin d’année, le bailleur doit :
- Totaliser les provisions versées par le locataire.
- Additionner les charges récupérables réelles (décret 87-713) payées pour le bien sur la période.
- Calculer l’écart : provisions - charges réelles.
- Si positif : rembourser l’excédent. Si négatif : demander le complément au locataire.
Comment Proplio calcule la régularisation
- Ouvrez l’écran Régularisation des charges et sélectionnez le bail.
- Choisissez la période à régulariser (généralement une année civile).
- Proplio récupère automatiquement :
- Les provisions encaissées (depuis les paiements)
- Les charges récupérables sur la période (depuis Frais & charges, catégories récupérables décret 87-713)
- L’écart est calculé et affiché avec les détails ligne par ligne (eau, chauffage, entretien ascenseur, TEOM…).
- Générez le relevé PDF horodaté.
Le relevé horodaté (art. 23 loi 89-462)
Le relevé Proplio porte deux dates importantes :
- Date de génération — date de disponibilité des pièces justificatives
- Date de transmission au locataire — point de départ des six mois pendant lesquels les pièces justificatives restent à sa disposition (art. 23 loi 89-462)
Le locataire garde accès au décompte et aux pièces pendant six mois à compter de l’envoi ; passé ce délai, l’accès expire. Cet horodatage protège vos droits en cas de contestation : impossible pour le locataire d’invoquer un défaut d’information.
Contenu du relevé
- Détail des provisions versées par le locataire mois par mois
- Détail des charges récupérables réelles par catégorie (eau, chauffage, entretien, TEOM…)
- Pièces justificatives liées (factures, appels de fonds syndic)
- Écart (provision - réel) et sens de la régularisation
- Modalité proposée : imputation future ou virement direct
Validation par le locataire
Le locataire (s’il a un espace locataire activé) reçoit une notification et peut :
- Consulter le relevé
- Consulter les pièces justificatives pendant 6 mois
- Contester avant régularisation définitive (la contestation est tracée dans Proplio)
Bonnes pratiques
- Régularisez chaque année civile — ne laissez pas s’accumuler 2 ou 3 ans, ça devient confus et contestable.
- Joignez les appels de fonds du syndic à chaque dépense : c’est la preuve la plus solide en cas de contestation.
- Anticipez la hausse des provisions si les charges réelles augmentent structurellement : un ajustement annuel via avenant simplifie les prochaines régularisations.
Questions fréquentes
- Pourquoi le relevé de charges est-il horodaté ?
- L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose que les pièces justificatives des charges soient tenues à la disposition du locataire durant six mois à compter de l’envoi du décompte. Proplio horodate automatiquement le relevé au moment de sa génération pour établir la preuve de ce délai.
- Que faire si les provisions versées sont supérieures aux charges réelles ?
- Vous devez rembourser l’excédent au locataire. Proplio génère un relevé de régularisation négatif (en faveur du locataire) et propose de l’imputer sur les prochaines échéances ou de procéder à un remboursement immédiat.
- La régularisation est-elle obligatoire chaque année ?
- Oui, l’article 23 de la loi 89-462 impose une régularisation annuelle. Le bailleur qui ne régularise pas peut perdre le droit de réclamer les charges au-delà de 3 ans (prescription). Avec le plan Essentiel, Proplio vous rappelle cette obligation chaque année.
- Peut-on régulariser si le bail est au forfait (mobilité, conventions) ?
- Non. Le forfait de charges est un montant figé, non régularisable — c’est le principe même du forfait. La régularisation ne s’applique qu’aux baux avec provisions sur charges (régime PROVISIONS). Les baux mobilité sont au forfait obligatoire.